Riksarkivaren:
"Inntil vår tid har det stått som mer eller mindre
gitt at arkiver akkumulerer og bevarer seg selv.
Overgangen til elektronisk arkivering gjør bildet
et helt annet. Elektronisk arkivert informasjon er
informasjon som går naturlig til grunne etter få
år hvis det ikke gjøres noe aktivt for å bevare
den.”

Kvifor er det slik?
Det største problemet knytt til informasjon som befinn seg i eit elektronisk format er at den ofte er proprietær, dvs at informasjonen i stor grad er knytt til og er avhengig av det systemet den blei skapt i. Den dagen det aktuelle system vert lagt ned misser ein samstundes verktøyet til å lese informasjonen systemet skapte. Leverandørar tilbyr ei mellombels løysning på problemet ved å konverterer informasjon skapt i eit system over i eit anna, men dette løyser ikkje problemet i forhold til langtidsbevaring av informasjonen, den er framleis i eit proprietært format.

Korleis ta vare på informasjonen for framtida?
Metoden Fylkesarkivet nyttar kallas migrering, dvs at ein skil innhaldsdata og system. Innhaldsdata vert så konvertert frå eit proprietært til eit ope format, dvs at data kan lesast ved hjelp av fleire uavhengige verktøy. Deretter vert det arkivet og dokumentert etter reglane frå Riksarkivet. Dokumenta er etter dette tilgjengeleg for innsyn.

Kva tenester yter Fylkesarkivet?
Fylkesarkivet er depot for langtidslagring av digital arkivinformasjon frå m.a. kommunar i Sogn og Fjordane.

Tenesta inneber at informasjon frå datasystem som ikkje lenger er i dagleg bruk vert bevart, forvalta og gjort tilgjengeleg her.

Vi utfører følgjande tenester

• Rådgjeving ved innføring av nye system

  Innstruks for avlevering

• Kartlegging og dokumentasjon
• Bevaringsvurdering
• Migrering og dokumentasjon av data
• Vedlikehald av data